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Humboldt-Universität zu Berlin - Web-Support des Computer- und Medienservice

Mitarbeiter-Ordner anlegen

In Verbindung mit dem HU-Employee Produkt lassen sich Personendaten automatisch aktualisieren. Legen Sie hierfür in Plone einen Mitarbeiter-Ordner an.
Prinzipiell können in einer Plone-Instanz beliebig viele Mitarbeiter-Ordner angelegt werden. Um einen solchen Ordner anzulegen, gehen Sie wie folgt vor:

  1. Loggen Sie sich in Ihrer Instanz ein.
  2. Wählen Sie aus der Liste der hinzuzufügenden Objekte den „Mitarbeiter-Ordner“ und bestätigen Sie die Auswahl mit „Neuen Artikel hinzufügen“
  3. Vergeben Sie einen Kurznamen für den Ordner, z.B. „Personal“ (Sie können den Kurznamen auch vom System selbst vergeben lassen, er ist dann nur etwas länger als nötig.)
  4. Vergeben Sie einen Titel für den Ordner. Beachten Sie: Der Ordner-Titel erscheint nach Freigabe in der Navigation im blauen Balken und als Überschrift über der Mitarbeiter-Liste.
  5. Beschreibung: Generell kann dieses Feld frei bleiben. Es bietet sich jedoch an, hier den späteren Benutzer Ihrer Site darauf aufmerksam zu machen, dass die Liste nur die Personen enthält, die eine Einverständniserklärung zur Veröffentlichung im WWW unterschrieben haben.
  6. Ansicht: Wählen Sie an dieser Stelle die Darstellungsweise der importierten Daten aus. Sie können zwischen einer alphabetischen und einer kategorischen Sortierung wählen:
    Jeder Mitarbeiterordner erhält beim Anlegen automatisch die folgenden Kategorien:
    • Hochschullehrer/innen,
    • Akademische Mitarbeiter/innen,
    • Sonstige Mitarbeiter/innen,
    • Studierende.
    Davon abweichend lassen sich auch eigene Kategorien einrichten. Dabei müssen Sie beachten, dass das Feld Kategorie bei jeder Person ausgefüllt ist und die gewünschten Kategorien zur Sortierung Ihrer Liste eingerichtet sind. Geben Sie diese bitte im Feld "Sortier-Kategorien" an, eine Zeile je Kategorie. Personensätze ohne eingetragener Kategorie werden NICHT angezeigt.
  7. OKZ: Geben Sie die Organisationskennzahl an, deren Personal aus dem ZIS importiert werden soll, z.B. 9320
    Es bietet sich an, an dieser Stelle mit Wildcards zu arbeiten. Das %-Zeichen ermöglicht es, alle OKZ, die mit einer bestimmten Kombination beginnen, gleichzeitig zu erfassen. Beispiel: 93% = alle OKZ, die mit 93 beginnen.
  8. Update-Eigenschaften: Sie können für jeden Mitarbeiter-Ordner wählen, ob Sie bestimmte Feldinhalte aus dem ZIS einlesen oder selbst in Plone pflegen möchten. Wenn Sie ein Feld aus dem Abgleichsprozess herauslösen möchten, wählen Sie es bitte durch Drücken der Strg-Taste UND der linken Maustaste aus. Abgeglichen werden nur die Felder, die blau hinterlegt sind. ("Abgleich" bedeutet in diesem Falle immer, das ZIS als führendes System zu betrachten und die Daten im Plone überschreiben zu lassen.)
  9. Log-Eigenschaften: Sie können bei Updates bestimmte Änderungen protokollieren lassen. Geloggt werden immer die Felder, die dunkelblau hinterlegt sind. Ausgewählt werde auch diese mit der Kombination Strg-Taste+linke Maustaste. Die erfolgten Einträge finden Sie nach jedem Update ganz unten auf der Seite im Feld "Update-Log".
  10. E-Mail-Adressen verschleiern: Immer häufiger werden Personallisten als Adresslisten für Spammails missbraucht. Deshalb besteht an dieser Stelle die Möglichkeit, das @-Zeichen in den Mailadressen als (at) ausgeben zu lassen.
  11. Klicken Sie auf „speichern“. Sie haben damit den Ordner als Container für die Personaldaten angelegt.
    Um die Daten aus dem ZIS anzuholen, klicken Sie in der grün/weißen Aktionsleiste bitte auf den Button "Einträge aktualisieren".
    Bitte beachten Sie: Dieser Prozess kann einige Minuten dauern. Der Browser kann leider oft die Verbindung zum Server nicht so lange halten und meldet sich mit einer weißen Seite zurück. Das ist unschön, aber derzeit nicht zu ändern.
    Um die Mitarbeiterliste einzusehen, gehen Sie einfach mit Hilfe des Back-Buttons Ihres Browsers einen Schritt zurück und laden Sie die Seite neu.
  12. "Alte Einträge entfernen": Von Zeit zu Zeit sollten Sie veraltete Einträge löschen lassen. Hierbei handelt es sich um Personendaten, die nicht mehr im ZIS vorhanden sind und deshalb den Status "privat" erhalten. Sie werden vorerst nicht gelöscht, weil es sein könnte, dass Sie die Daten weiterhin behalten möchten. Bitte setzen Sie in diesem Falle die PID der Person auf 0 oder einen negativen Wert und den Status auf "veröffentlichen". Bei weiteren Aktualisierungsläufen wird ein solcher Datensatz nicht mehr berücksichtigt.